华东交通大学外事接待管理办法
第一章 总则
第一条 为进一步规范外事接待工作，加强外事接待管理，根据上级有关精神，结合学校实际，制定本办法。
第二条 外事接待应坚持服务学校教学与科研、提高实效、友好对等、不卑不亢、务实节俭的原则。
第三条 外事接待按照有关外事管理规定，实行归口管理，分级负责。国际合作交流处是学校外事工作的归口管理部门，负责学校外事接待的管理和协调工作，各二级单位负责本单位的外事接待活动，并应对学校布置的外事接待活动予以支持和配合。
第二章 接待管理
第四条 外事接待是指基于国际合作交流事务而开展的涉外正式官方接待，包括接待来访我校的海外院校、外国政府及非政府组织、各国驻华使领馆官员、领导、代表、工作人员及学者等。来访目的包括参观访问、合作洽谈、学术交流、工作会晤及参加我校组织的各类活动等。
第五条 邀请外宾来访应结合各单位学科建设、科学研究和业务工作的现实需要与发展规划，提高计划性，尽量减少临时性、纯礼节性和无实质成效的接待。
第六条 外宾来访前应要求对方明确来访目的、访谈具体内容、来访人员名单及背景介绍等。接待单位应针对来访目的和访谈内容等做好充分准备，组织相关专业人员参加业务商谈，力求产生实际效益和成果。
第七条 接待单位应指定责任心强、精通外语和富有外事经验的人员认真落实接待准备工作。
第八条 参加外事接待活动的人员应严格遵守时间、外事纪律和外事礼仪，注意着装整洁；参加会见、授聘或签字仪式等正式场合应着正装；会见、会谈中应当关闭手机和避免其他干扰。
第九条 接待活动中若涉及重要外事活动，如授予荣誉学衔、签署协议、接受捐赠等事宜，必须做好背景资料等相关文本，并提前1个月报国际合作交流处和相关部门审核。
第十条 各类会见、仪式等接待活动，一般遵循职位对等和工作需要的原则安排相应人员参加。
有下列来访人员或活动，可请学校领导出席会见：
（一）外国政府和国际组织重要官员；
（二）国外大学校级领导；
（三）国际知名专家学者；
（四）曾向我校提供重要捐赠的人员和单位代表；
（五）国际知名研究机构和大公司高层管理人员及研究人员；
（六）其他对我校有特殊贡献的人员；
（七）校际合作签字仪式；
（八）在我校举办的国际会议的开、闭幕式活动；
（九）重要捐赠仪式。
第十一条 遇外国记者或其他外籍人士采访、调查，应立即报告党委宣传部酌情处理。
第十二条 国外非政府组织、基金会和有关团体人员来访、捐助（赠）和开展社会调查等，必须事先了解其政治背景、宗教背景、捐助（赠）目的等情况，并书面向党委办公室报告，在得到同意的情况下方可实施。
第十三条 外事接待活动中一般不安排校外参观活动。
第十四条 接待过程中注意外宾安全，包括交通安全、人身安全、财产安全等，提醒外宾妥善保管自己的重要证件和财物。
第十五条 外事接待中应注意保密，严格遵守有关保密规定，不得泄密。接待单位负责人应当明确本单位的保密内容和保密部位，并事先对我方参加接待人员进行教育和提醒。提供给外宾的介绍材料必须事先审核，严格把关。
第三章 经费管理
第十六条 外事接待经费纳入学校年度预算统一安排，归口国际合作交流处统一使用与管理。
校内各单位外事接待经费如出自科研项目经费或科研会议费的，参照学校《科研项目经费管理办法（2017修订）》（华交科〔2017〕33号）、《科研会议费管理办法（试行）》（华交计财〔2017〕41号）执行。
第十七条 外事接待经费开支范围主要包括日常伙食费、宴请费、交通费、赠礼等。
外事接待经费一般不列支外宾住宿费，如确有需要且外宾住宿地点为学校学术交流中心的，经分管外事工作校领导批准后，可列支部分或全部外宾住宿费。
外事接待经费原则上不得列支外宾来华国际旅费。
第十八条 日常伙食费按以下规定开支：
（一）外宾日常伙食招待应当注意节俭，严格根据伙食费标准选择菜品，提倡采用自助餐等形式。
（二）外宾日常伙食费（含酒水、饮料）标准参照《江西省省直机关外宾接待经费管理办法》（赣财行〔2014〕24号）执行。
第十九条 外事接待宴请应按照以下规定执行：
（一）宴请外宾严禁讲排场，不上高档菜和酒水，杜绝奢侈浪费；除宴会外，应以工作餐为主。
（二）每批接待一般原则上只宴请1次，学校已安排宴请的，二级单位则不再安排。
（三）外宾宴请费（含酒水、饮料）标准参照《江西省省直机关外宾接待经费管理办法》（赣财行〔2014〕24号）执行。
（四）宴请应当根据礼宾要求和工作需要，从严掌控，选择合适的陪餐人员。外宾5人（含5人）以内的，中外人数原则上在1:1以内安排；外宾超过5人的，超过部分中外人数原则上在1:2以内安排。
第二十条 交通费按以下规定开支：
（一）需动用公车作为交通工具接送外宾的，各单位应当根据实际情况进行安排。
（二）确需使用车辆但学校公车又无法调配的情况下，可以租用有合格资质的社会运营车辆承担接送任务，费用实报实销。报销时需提供由接待单位审批同意的租车情况说明，情况说明至少应包括用车事由、用车人员名单、车辆出发和到达地点以及时间等内容。
（三）外宾用车应当根据实际情况安排，除少数重要外宾乘坐小轿车外，其他外宾可视人数多少安排小轿车、中巴车或大巴车。在符合礼宾要求的前提下，外宾出行应当集中乘车，减少随行车辆。
第二十一条 对外赠礼按照以下办法执行：
（一）对外赠礼应当节约从简，实物礼品应当尽量选择具有中国特色、学校特色和纪念意义的物品、朴素大方，不求奢华。
（二）赠礼对象一般仅为对方团长，必要时可包括主要陪同人员。原则上只赠礼1次，学校已赠礼品的，其他单位不再赠礼。如外方赠礼，则可按对等原则回礼。对于多次来访的外宾一般不再互送礼品。
（三）对外赠礼以我方或外宾方级别较高一方的级别确定赠礼标准。我方或外宾方为校级领导或以上人员的，每人每次礼品不得超过200元；其他人员可以视情况赠送小纪念品。
（四）对访问我校的著名友好人士、社会名流、著名专家学者，确有必要的，可按照校级领导标准执行。
第二十二条 外宾来校访问期间，原则上不安排旅游参观活动，各类旅游景点门票应由外宾自理。如确有需要安排，应事先在外宾接待计划中单独列出，并经分管外事工作校领导签字后方可凭据按实列支。
第二十三条 外宾在华期间的医药、邮电通讯、洗衣、理发等费用，均由外宾自理。
第四章 附则
第二十四条 港澳台地区来宾接待参照本办法执行，其他未尽事宜，视具体情况处理。
第二十五条 本办法由国际合作交流处负责解释，本办法自发布之日起执行。
